Top

Evrak Depolama

Evrak Depolama

Evrak Depolama

Ofis kayıtlarınız, önemli yasal belgeleriniz veya personel dosyalarınız için ofisinizin dışında bir evrak depolama tesisi kullanmayı düşündünüz mü? Bu hizmet türünü kullanmanın şirketler ve kurumlar için birçok avantajı mevcuttur. Arşivleme, iş sürekliliği ve rekabetçi bir pazarda üst düzey bir performansın sağlanması için oldukça önemlidir.

Evrak Depolama Nedir?

Evrak depolama, işletmelerin ve çalışanların dokümanlarını uzun süreli saklamak adına, artık aktif olarak kullanmadıkları ancak önem taşıyan belgeleri başka bir alana taşımalarıdır. Bu arşiv verileri, kurum için hala önemli olan eski verileri içerir ve yasal uyumluluklar adına saklanması gereken bilgilerdir.

Evrak Depolamak Neden Önemlidir?

Arşivleme öncelikle yasal gerekliliklerden dolayı önemlidir çünkü birçok işletme, yasal olarak tutulması gereken belgelerini yanlışlıkla elden çıkarır. Günümüzde bu verilerin elektronik ortamda da depolanması mümkündür ancak yasal düzenlemelere göre bazı önemli dokümanların belirli bir süre boyunca saklanması gerekir. Ayrıca evrak depolamanın hem işletme hem de çalışanlar açısından birçok avantajı vardır.

Evrak Depolama Avantajları Nedir?

• Kağıt belgelerin iş yeri dışında bir depoda saklanması, 7/24 kamerayla takip edilen güvenli bir yerde korunmalarını sağlarken ofis alanınızı da daha verimli şekilde kullanmanıza olanak sağlar.

• Evraklar işinizin can damarıdır. Olası bir yangın, sözleşmelerinizi, raporlarınızı, faturalarınızı veya sigorta poliçelerinizi yok edebilir. Ancak yangından korunan bir belge depolama tesisi, bu olasılığı ortadan kaldıran bir protokol barındırır.

• Şu anda önemli kayıtlarınızı nasıl saklıyorsunuz? Eğer dosya odanızın hırsızlık veya herhangi bir tehlikeli durumdan etkilenebileceğini düşünüyorsanız belgelerinizi başka bir alana taşımanız daha sağlıklı olur. Evrak depolama tesisleri sıkı güvenlik prosedürlerine sahiptir ve yalnızca yetkili personelin kayıtlarınıza erişebilmesini sağlar.

• Evrak depolama sistemini kullandığınızda yeni müşterileriniz için iş yerinizde daha fazla alan açabilir ve doküman akışını hızlandırabilirsiniz. Bu durum aynı zamanda çalışanlar üzerindeki iş yükünü de azaltarak işletmenizin üretimini artırır.

• Günümüzde ne kadar önlem alınırsa alınsın, siber saldırılar ve veri ihlallerine de sıkça rastlamak mümkün. Bu anlamda belgelerin teknolojik bir ortam yerine depoevinde saklanması, bilgilerin üçüncü kişilerin eline geçmesini ve kötüye kullanılmasını engeller.

• Arşivleme işlemini iş yerinizin dışında bir depolama tesisinde yaptığınızda arşiv sürecinin her adımını ücretsiz olarak takip edebilir ve gerektiğinde kolayca müdahale edebilirsiniz.

• Evrak depolama, yani arşivleme işlemi, aynı zamanda kurumun tarihini korumak ve yıllar içindeki dönüşümünü görebilmek açısından da ayrı bir önem taşır. Eğer siz de evraklarınızı güvenli bir şekilde saklamak istiyorsanız, işinde uzman personellerimiz istekleriniz doğrultusunda her zaman size yardımcı olmaya hazır. Depoevinde size özel avantajlı fiyatlarımızdan hemen yararlanmaya başlayabilirsiniz.

Diğer Makaleler

Size En Uygun Depoyu Bulun